«Ох, уж эти копии…»

Сложная у нотариуса работа. Как часто, ломая голову над какой — либо проблемой клиента, вдруг слышишь чей-то требовательный голос: «Мне быстро, мне только печать поставить, мне так сказали».

Уважаемые, нет такого нотариального действия, как печать поставить. Мы — то понимаем, что речь идет о свидетельствовании верности копии документа. Данное нотариальное действие предусмотрено статьей 77 Основ законодательства РФ о нотариате. И как любое нотариальное действие, это процесс. Нотариус должен установить и зарегистрировать личность челолвека, обратившегося за совершением нотариального действия, затем исследовать подлинный документ, определить критерии, руководствуясь которыми можно сделать вывод, подлежит ли свидетельствованию копия такого документа, и только потом совершить нотариальное действие.

По статистике, свидетельствование копий документов составляет примерно половину от общего количества совершенных нотариальных действий. Копии документов, заверенные нотариально, необходимы в случаях, прямо предусмотренных законом, но на практике требуются всегда и везде.

Обращаются за свидетельствованием верности копий физические лица и представители юридических лиц. Обратиться к нотариусу могут любые граждане, даже если они несовершеннолетние или не являются владельцами документов.

Нотариус свидетельствует верность копии, если документ не противоречит законодательству и, как правило, имеет юридическое значение. Противоречащим закону может быть признан документ, имеющий противозаконное содержание, содержащий сведения, противоречащие общепризнанным нормам морали и нравственности, порочащие честь и достоинство личности, деловую репутацию организации. Юридическое значение документу придает его содержание, из которого следует, что документ удостоверяет какие-либо факты, затрагивающие права и интересы граждан и юридических лиц.

Не всякую бумажку можно рассматривать в качестве документа. Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.Таким образом, документ в понимании нотариуса, это информация на бумажном носителе, затрагивающий права и создающий обязанности лица, имеющий определенный набор реквизитов. Например: печать, подпись, данные организации, от имени которой он исходит, угловой штамп, номер, дата, данные лица, на имя которого выдан документ, номер бланка, регистрационный номер и другие.

Совсем недавно я была вынуждена отказать в свидетельствовании верности копии перевода паспорта гражданину Въетнама. Мне был предъявлен паспорт гражданина Въетнама и перевод буквально двух страниц из паспорта, в подлиннике которого содержится 50 страниц. Подлинность переводчика на переводе двух страниц паспорта с иностранного языка была в установленном законом порядке засвидетельствована российским нотариусом. Но нотариус свидетельствует верность документа, а перевод таким документом считаться не может. Нам могли бы представить и перевод газетной статьи или объявления, сделанный по всем правилам, но это не попадает под определение «документ». В вышеприведенном случае рекомендация была следующая — сделать копии всех страниц паспорта, перевода, и только в этом случае приходить на прием к нотариусу.

Есть совершенно определенные требования закона к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий. Нотариусы не вправе принимать документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, документы, полностью или частично исполненные карандашом, документы, имеющие нечитаемые фрагменты текста, с нечитаемым (со смазанным или стертым) оттиском печати, документы, изложенные на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных оттиском печати надлежащим образом, а также документы, целостность которых нарушена.

Кроме того, нотариус откажет в свидетельствовании верности копии документа, если подпись на нем выполнена с помощью факсимильного штампа, если документ заламинирован, если документ составлен за границей и не прошел в установленном законодательством порядке процедуру легализации, документы, содержащие государственную тайну, документы на иностранном языке, медицинские документы. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус вправе направить документ на экспертизу.

Все документы можно разделить на 2 группы: выданные юридическими лицами (организациями, учреждениями) и выданные физическими лицами.
Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом. Законодатель применил термин «выданный гражданином», а это значит, что далеко не любой документ, исходящий от граждан или подписанный гражданином может быть представлен нотариусу для свидетельствования верности его копии. Так, например, часто граждане обращаются с просьбой заверить копии договоров, совершенных в простой письменной форме, таких как договор займа, предварительный договор, договор банковского вклада, договор долевого участия в строительстве и т.д. Но нотариус вынужден отказывать, т.к. ограничен положениями статьи 78 Основ законодателства РФ о нотариате. И только в том случае, когда договор в отношении недвижимого имущества, составленный в простой письменной форме, прошел государственную регистрацию, нотариус вправе засвидетельствовать с него копию, т.к. государственная регистрация удостоверила его юридическую силу.

В настоящее время копии паспорта свидетельствуются нотариусами ежедневно. Однако, зачастую граждане просят заверить лишь интересующие их первые страницы паспорта. Свидетельствовать верность выписки из паспорта, содержащей только часть сведений о личности гражданина, представляется недопустимым ввиду нарушения в этом случае целостности всего документа (паспорта), удостоверяющего личность гражданина.

Нотариус вправе свидетельствовать выписки из документов, но только в том случае, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае нотариусу предъявляется подлинник документа, а также копии первой страницы документа, содержащей реквизиты документа, последней страницы и интересующие страницы. В качестве примера можно привести выписку их трудовой книжки или выписку из устава юридического лица.

Свидетельствование верности копии с копии документа также возможна при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Самый распространенный случай, когда представители юридических лиц обращаются за свидетельствованием верности копии с копии устава, полученной в налоговых органах. К сожалению, нотариусы вынуждены отказывать, так как Устав исходит от юридического лица, подлинного экземпляра у юридических лиц нет, а представленная копия выдана налоговой службой и не на бланке данного юридического лица.

Процедура свидетельствования верности копии документа заканчивается не проставлением печати и приписки «копия верна», а совершением удостоверительной надписи, установленного Министерством Юстиции РФ образца. Для ускорения процесса нотариусы, как правило, используют штампы, но в некоторых случаях требуется наличие напечатанной удостоверительной надписи. Поэтому, уважаемые граждане, не забывайте предупредить нотариуса, если свидетельствование копии документа вам необходимо, например, для легализации.